Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayımlanan tebliğler doğrultusunda, e-defter tutan mükelleflerin defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarını GİB bilgi işlem sistemlerinde saklama zorunluluğu bulunmaktadır. Bu uygulama, mükelleflerin e-defter dosyalarının güvenliğini artırmayı ve olası veri kayıplarının önüne geçmeyi amaçlamaktadır.
1. Saklama Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?
E-defter uygulamasını kullanan tüm mükellefler (gelir vergisi mükellefleri dahil) bu zorunluluğun kapsamındadır. Mükellefler, defterlerin oluşturulduğu ayı takip eden ayın sonuna kadar ilgili berat ve defter dosyalarını GİB sistemine yüklemekle yükümlüdür.
2. Hangi Dosyalar Saklanmak Zorunda?
Sadece yevmiye veya kebir beratı değil, aşağıdaki tüm e-defter paketi dosyaları ikincil saklama kapsamındadır:
- Yevmiye Defteri (yevmiye.xml)
- Yevmiye Defteri Beratı (yevmiye-berat.xml)
- Defter-i Kebir (kebir.xml)
- Defter-i Kebir Beratı (kebir-berat.xml)
- GİB Onaylı Berat Dosyaları (GİB tarafından imzalanmış dosyalar)
3. Cezai Yaptırımlar Nelerdir?
Defterlerin ikincil kopyalarının belirtilen sürelerde GİB sistemlerine yüklenmemesi durumunda, VUK hükümleri çerçevesinde usulsüzlük cezaları ve vergi indirimlerinin reddedilmesi gibi ciddi yaptırımlarla karşılaşılabilir. Ayrıca mücbir sebep hallerinde (yangın, su baskını vb.) yedeklenmeyen defterlerin zayi belgesi alması zorlaşmaktadır.
**💡 Çözüm:** E-Defter Klasör Otomasyonu ile defter gönderimi sonrasında ikincil kopyaları otomatik olarak arşivleyip saklama alanına gönderebilir, insan hatasını sıfıra indirebilirsiniz.
💡 E-Defter Süreçlerinizi Otomatikleştirmek İster Misiniz?
Berat dosyalarının takibini, eksik klasör kontrolünü ve müşterilerinize e-posta bildirimlerini manuel yapmak yerine E-Defter Klasör Otomasyonu ile 7/24 sıfır hatayla yönetin.