🎯 E-Defter Klasör Otomasyonu Kullanıcı Kılavuzu

E-Defter Klasör Otomasyonu, mali müşavir ofisleri için özel geliştirilmiş, GIB'e gönderilen e-defter klasörlerini otomatik izleyen, yedekleyen ve müşterilere email gönderen profesyonel bir otomasyon sistemidir.

📌 Önemli Not: Bu kılavuz v1.0.0 sürümü içindir. Güncel sürüm için lütfen web sitemizi ziyaret edin.

📥 Kurulum

Sistem Gereksinimleri

  • İşletim Sistemi: Windows 10 veya Windows 11
  • İşlemci: Intel Core i3 veya üzeri
  • RAM: Minimum 4GB (8GB önerilir)
  • Disk Alanı: 100MB boş alan
  • İnternet: Email gönderimi için gerekli

Kurulum Adımları

  1. İndirme

    Web sitesinden E-Defter Otomasyon Setup.exe dosyasını indirin.

  2. Kurulum Başlatma

    İndirilen .exe dosyasını çift tıklayarak çalıştırın. Windows SmartScreen uyarısı çıkarsa "Daha fazla bilgi" → "Yine de çalıştır" seçeneğini kullanın.

  3. Kurulum Konumu

    Varsayılan kurulum konumunu değiştirebilir veya olduğu gibi bırakabilirsiniz.

    C:\Program Files\E-Defter Otomasyon
  4. Kurulumu Tamamlama

    "Kurulumu Tamamla" butonuna tıklayın. Uygulama otomatik olarak başlayacaktır.

⚙️ İlk Yapılandırma

1. Klasör İzleme Ayarları

Uygulamayı ilk açtığınızda "Klasör İzleme" sayfasından başlayın:

GIB Kaynak Klasörünü Seçme

  1. Sol menüden "Klasör İzleme" sekmesine tıklayın
  2. "GIB Kaynak Klasörü Seç" butonuna tıklayın
  3. GIB dosyalarınızın bulunduğu klasörü seçin
⚠️ Dikkat: Klasör yapısı aşağıdaki formatta olmalıdır: 
GIB_Klasörü/
├── ŞİRKET_ADI_1/
│   ├── 2024/
│   │   ├── 01/
│   │   ├── 02/
│   │   └── ...
│   └── 2025/
└── ŞİRKET_ADI_2/
    └── 2024/
        └── ...

Klasör Tarama

"Klasör Taraması Başlat" butonuna tıklayın. Sistem şunları yapacaktır:

  • ✅ Tüm şirket klasörlerini tespit eder
  • ✅ Yıl ve ay bazında klasör yapısını analiz eder
  • ✅ Eksik dönemleri tespit eder
  • ✅ Sonuçları tabloda gösterir

2. Müşteri Yönetimi

"Müşteri Yönetimi" sayfasından müşteri bilgilerini yönetin:

Excel'den Müşteri Yükleme (Önerilen)

  1. "Excel'den Müşteri Yükle" butonuna tıklayın
  2. Excel dosyanızı seçin (Şablon için "Excel Şablonu İndir" kullanın)
  3. Sistem otomatik olarak müşterileri yükleyecektir
📋 Excel Formatı:
Müşteri Adı Vergi No Müşteri Email Telefon
ABC Ltd. Şti. 1234567890 musteri@example.com 05551234567

Manuel Müşteri Ekleme

  1. "+ Yeni Müşteri Ekle" butonuna tıklayın
  2. Formu doldurun:
    • Müşteri Adı (zorunlu)
    • Vergi Numarası
    • Müşteri Email (email gönderimi için gerekli)
    • Telefon
  3. "Kaydet" butonuna tıklayın

3. E-posta Ayarları

"E-Posta" sayfasından email yapılandırmasını tamamlayın:

SMTP Ayarları

  1. Sol menüden "E-Posta" sekmesine tıklayın
  2. "E-posta Ayarları" bölümündeki ⚙️ ikonuna tıklayın
  3. SMTP bilgilerini girin:
    Gmail için örnek:
    SMTP Sunucu: smtp.gmail.com
    Port: 587
    Email: sizin@gmail.com
    Şifre: uygulama-şifresi
🔐 Gmail Kullanıyorsanız:
  1. Google hesabınızda 2 adımlı doğrulamayı aktif edin
  2. Uygulama Şifresi oluşturun
  3. Bu şifreyi E-Defter Otomasyon'da kullanın

Test Email Gönderimi

Ayarlarınızı test etmek için:

  1. "Bağlantıyı Test Et" butonuna tıklayın
  2. ✅ işareti görüyorsanız ayarlarınız doğru
  3. ❌ hata alırsanız SMTP bilgilerini kontrol edin

4. Yedekleme Sistemi

"Yedekleme" sayfasından yedekleme ayarlarını yapılandırın:

Yedekleme Yapılandırması

  1. "Kaynak Klasör Seç": GIB klasörünüzü seçin (Klasör İzleme'den otomatik gelir)
  2. "Hedef Klasör Seç": Yedeğin kaydedileceği konumu seçin
    💡 Öneri: Farklı bir disk veya ağ sürücüsü kullanın
  3. "Manuel Yedekleme Başlat" ile test yedeklemesi yapın
🔄 Akıllı Yedekleme:
  • Sadece yeni veya değişen dosyaları kopyalar
  • Klasör yapısını korur
  • Gereksiz kopyalama yapmaz (performans)

🤖 Otomasyon Sistemi

Otomasyonu Başlatma

"Otomasyon Ayarları" sayfasından tam otomasyonu aktif edin:

Başlatma Adımları

  1. Sol menüden "🤖 Otomasyon Ayarları" sekmesine tıklayın
  2. Tüm ayarların yapılandırıldığından emin olun:
    • ✅ E-Defter Klasörü seçilmiş (GIB'e gönderilen e-defterlerin yerel klasörü)
    • ✅ Müşteriler eklenmiş
    • ✅ Email ayarları yapılmış (müşterilere otomatik email için)
    • ✅ Yedekleme ayarları yapılmış (e-defter klasörlerini otomatik yedekleme için)
  3. Sağ üstteki ▶️ SİSTEMİ BAŞLAT butonuna tıklayın
  4. Durum göstergesi 🟢 ÇALIŞIYOR olacaktır
🎉 Tebrikler! Sistem artık çalışıyor:
  • ✅ Her 30 saniyede e-defter klasörlerini otomatik kontrol
  • ✅ Yeni e-defter klasörü tespiti
  • ✅ Müşterilere otomatik email gönderimi
  • ✅ E-defter klasörlerini otomatik yedekleme
  • ✅ Windows başlangıcında otomatik başlatma

Tray Menüsü Kontrolü

Uygulama penceresini kapatsanız bile sistem çalışmaya devam eder:

🖱️ Tray Menüsü Özellikleri:
  • Durum Göstergesi: 🟢 Aktif / 🔴 Pasif
  • Arka Plan Servisi: ✅ Çalışıyor / ⏸️ Durdu
  • ▶️/⏸️ Sistemi Başlat/Durdur: Tek tıkla kontrol
  • Double-click: Uygulamayı aç
  • Çıkış: Uygulamayı tamamen kapat

Arka Plan Çalışma

Sistem arka planda kesintisiz çalışır:

Arka Plan Özellikleri

  • 🖥️ Bilgisayar Açılışı: Windows ile otomatik başlar
  • 📁 Pencere Kapatma: Tray'de çalışmaya devam eder
  • ⚡ 30 Saniye Interval: Sürekli kontrol döngüsü
  • 📧 Otomatik Email: Eksik dönemler için anında bildirim
  • 💾 Otomatik Backup: Yeni dosyaları otomatik yedekler

📊 Raporlama ve Takip

1. Excel Raporu Oluşturma

"Klasör İzleme" sayfasından:

  1. Klasör taraması tamamlandıktan sonra
  2. "Excel Raporu Oluştur" butonuna tıklayın
  3. Kayıt konumunu seçin
  4. Rapor otomatik olarak oluşturulacaktır
📋 Rapor İçeriği:
  • Şirket bazlı dosya listesi
  • Eksik dönemler (kırmızı vurgu)
  • Yıl ve ay bazlı organizasyon
  • Toplam dosya sayıları

2. Log ve Aktivite Takibi

"Raporlama" sayfasından sistem aktivitelerini görüntüleyin:

  • Sistem Aktiviteleri: Tüm işlemlerin detaylı kayıtları
  • Yedekleme Aktiviteleri: Backup geçmişi
  • Email Aktiviteleri: Gönderilen email logları
  • Tarih Filtreleme: Başlangıç ve bitiş tarihi seçimi
  • Excel Raporu: Aktivite raporlarını Excel'e aktar

🔧 Sorun Giderme

❌ Email gönderilmiyor

Çözüm:

  1. SMTP ayarlarını kontrol edin (sunucu, port, email, şifre)
  2. "Bağlantıyı Test Et" ile test yapın
  3. Gmail kullanıyorsanız "Uygulama Şifresi" kullanın (normal şifre değil)
  4. Güvenlik duvarı veya antivirüs programını kontrol edin

❌ Klasör taraması çalışmıyor

Çözüm:

  1. Klasör yolu doğru seçilmiş mi kontrol edin
  2. Klasör yapısının doğru formatta olduğundan emin olun (ŞİRKET/YIL/AY)
  3. Klasöre erişim izniniz olduğunu kontrol edin
  4. Ağ sürücüsü kullanıyorsanız bağlantıyı kontrol edin

❌ Otomasyon başlamıyor

Çözüm:

  1. GIB kaynak klasörünün seçildiğinden emin olun
  2. Otomasyon Ayarları sayfasında "Sistemi Başlat" butonuna tıklayın
  3. Durum göstergesinin 🟢 ÇALIŞIYOR olduğunu kontrol edin
  4. Tray menüsünden durumu kontrol edin

❌ Windows başlangıcında başlamıyor

Çözüm:

  1. Otomasyon sisteminin aktif olduğundan emin olun
  2. Windows'u yeniden başlatın
  3. Windows Görev Yöneticisi → Başlangıç sekmesinde "E-Defter Otomasyon" kontrol edin
📝 Log Dosyaları:

Detaylı hata ayıklama için log dosyalarını kontrol edin:

C:\Users\[KULLANICI]\AppData\Roaming\edefter-automation\logs\

❓ Sık Sorulan Sorular (SSS)

Uygulama arka planda çalışırken bilgisayarın performansını etkiler mi?

Hayır. Uygulama çok düşük kaynak kullanır ve sadece 30 saniyede bir kontrol yapar. Normal kullanımda fark edilmez.

Kaç şirket ekleyebilirim?

Sınırsız şirket ekleyebilirsiniz. Excel'den toplu yükleme ile kolayca yüzlerce şirketi sisteme aktarabilirsiniz.

Email gönderimleri güvenli mi?

Evet. Tüm email iletişimi SSL/TLS şifreleme ile güvenli olarak yapılır. Şifreleriniz şifreli olarak kaydedilir.

Yedekleme ne kadar yer kaplar?

Akıllı yedekleme sistemi sadece yeni veya değişen dosyaları kopyalar. İlk yedekleme tam kopya alır, sonrakiler çok daha azdır.

İnternet olmadan çalışır mı?

Evet. Klasör izleme, yedekleme ve raporlama özellikleri internet gerektirmez. Sadece email gönderimi için internet gereklidir.

Ağ sürücüsünü izleyebilir miyim?

Evet. Ağ sürücülerini (network drive) de izleyebilirsiniz. Sürekli bağlantı sağlandığından emin olun.

Lisans nasıl çalışıyor?

30 günlük ücretsiz deneme süresi vardır. Sonrasında aylık veya yıllık lisans satın alabilirsiniz. Kurumsal çözümler için iletişime geçin.

Güncelleme nasıl yapılır?

Uygulama otomatik güncelleme sistemi ile gelir. Yeni sürüm çıktığında bildirim alırsınız.

📞 Destek

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

📧

Email Desteği

info@edefter-otomasyon.com

💬

Canlı Destek

Pazartesi - Cuma, 09:00-18:00

📱

Telefon

+90 (XXX) XXX XX XX