E-Defter Klasör Otomasyonu

Mali Müşavir Ofisleri İçin
Kullanım Kılavuzu
Versiyon 1.0.0

YAVUZ MERCİMEK

Mali Müşavir Çözümleri

2026

📑 İçindekiler

1. Giriş ve Sistem Hakkında

E-Defter Klasör Otomasyonu, mali müşavir ofisleri için özel geliştirilmiş profesyonel bir otomasyon sistemidir. GIB'e gönderilen e-defter klasörlerini otomatik olarak izler, yedekler ve müşterilere bilgilendirme emaili gönderir.

🎯 Temel Özellikler

💡 Kim İçin? Bu sistem özellikle mali müşavir ofisleri için tasarlanmıştır. Çok sayıda müşterinin e-defter klasörlerini takip etmek ve müşterileri bilgilendirmek için idealdir.

2. Kurulum

2.1 Sistem Gereksinimleri

Bileşen Minimum Gereksinim Önerilen
İşletim Sistemi Windows 10 (64-bit) Windows 11
İşlemci Intel Core i3 veya üzeri Intel Core i5 veya üzeri
RAM 4 GB 8 GB veya üzeri
Disk Alanı 100 MB 500 MB
İnternet Email gönderimi için gerekli Sürekli bağlantı

2.2 Kurulum Adımları

Adım 1: Setup Dosyasını Çalıştırın

  1. E-Defter Klasör Otomasyonu Setup 1.0.2.exe dosyasına çift tıklayın
  2. Windows Güvenlik uyarısı çıkarsa "Daha fazla bilgi" → "Yine de çalıştır" seçin
  3. Kurulum sihirbazı açılacaktır

Adım 2: Kurulum Konumunu Seçin

  1. Varsayılan konum: C:\Program Files\E-Defter Otomasyon
  2. Değiştirmek isterseniz "Gözat" butonunu kullanın
  3. "İleri" butonuna tıklayın

Adım 3: Başlat Menüsü Kısayolu

  1. "Başlat menüsüne kısayol ekle" seçeneğini işaretleyin (önerilir)
  2. "Masaüstüne kısayol ekle" seçeneğini işaretleyin (isteğe bağlı)
  3. "Kur" butonuna tıklayın
✅ Kurulum Tamamlandı! Uygulama otomatik olarak başlayacaktır. İlk kez açıldığında yapılandırma sihirbazı sizi karşılayacaktır.

3. İlk Yapılandırma

3.1 E-Defter Klasör Yolu

  1. Dashboard sayfasında "Ayarlar" bölümüne gidin
  2. "E-Defter Klasör Yolu" alanında "Klasör Seç" butonuna tıklayın
  3. GIB'e gönderilen e-defterlerin yerel klasör yolunu seçin
  4. Örnek: D:\E-Defterler\GIB-Gonderilen
📁 Klasör Yapısı Örneği:
E-Defter Ana Klasörü/ ├── MUSTERI1_1234567890/ │ ├── 2024/ │ │ ├── 01/ (E-defter dosyaları) │ │ ├── 02/ │ │ └── ... │ └── 2025/ ├── MUSTERI2_9876543210/ └── ...

3.2 Yedekleme Klasörü

  1. "Yedekleme Klasörü" alanında "Klasör Seç" butonuna tıklayın
  2. E-defter klasörlerinin yedekleneceği güvenli bir konum seçin
  3. Örnek: D:\Yedekler\E-Defterler
  4. Önerilen: Harici disk veya ağ sürücüsü
⚠️ Önemli: Yedekleme klasörü, kaynak klasörden farklı bir fiziksel diskte olmalıdır. Aynı disk arızalanırsa hem veriler hem yedekler kaybolabilir.

4. Müşteri Yönetimi

4.1 Excel'den Toplu Müşteri Yükleme (Önerilen)

Adım 1: Excel Şablonu İndirin

  1. Sol menüden "Şirketler" (Müşteri Listesi) sekmesine tıklayın
  2. "Excel'den Müşteri Yükle" butonuna tıklayın
  3. "Excel Şablonu İndir" butonuna tıklayın
  4. Şablon dosyası bilgisayarınıza indirilecektir

Adım 2: Şablonu Doldurun

Excel dosyasını açın ve aşağıdaki sütunları doldurun:

Sütun Adı Açıklama Zorunlu Örnek
Company Name Müşteri adı ✅ Evet ABC Ltd. Şti.
Tax Number Vergi numarası (10 haneli) ✅ Evet 1234567890
Accountant Email Müşteri email adresi ✅ Evet musteri@firma.com
Phone Telefon numarası ❌ Hayır 05551234567

Adım 3: Excel Dosyasını Yükleyin

  1. "Excel Dosyası Seç" butonuna tıklayın
  2. Doldurduğunuz Excel dosyasını seçin
  3. "Yükle" butonuna tıklayın
  4. Sistem otomatik olarak müşterileri içe aktaracaktır
✅ İpucu: Toplu yükleme yaparken Excel dosyanızda "Companies" adında bir sayfa olmalıdır. Sistem bu sayfadan veri okur.

4.2 Manuel Müşteri Ekleme

  1. "+ Yeni Müşteri Ekle" butonuna tıklayın
  2. Formu doldurun:
    • Müşteri Adı (zorunlu)
    • Vergi Numarası (10 haneli)
    • Müşteri Email (email gönderimi için gerekli)
    • Telefon (isteğe bağlı)
  3. "Kaydet" butonuna tıklayın

5. E-posta Ayarları

5.1 SMTP Yapılandırması

Gmail İçin Ayarlar

SMTP Sunucu: smtp.gmail.com Port: 587 Güvenlik: STARTTLS Email: sizin@gmail.com Şifre: uygulama-şifresi (normal şifre değil!)

⚠️ Önemli: Gmail için "Uygulama Şifresi" oluşturmalısınız:

  1. Google Hesabı → Güvenlik
  2. 2 Adımlı Doğrulama'yı açın
  3. Uygulama şifreleri → "E-Defter Otomasyon" için şifre oluşturun
  4. Bu 16 haneli şifreyi sisteme girin

Hotmail / Outlook Durumu

Destek Durumu: Desteklenmiyor Neden: Microsoft SMTP AUTH kısıtı Öneri: smtp.gmail.com kullanın Şifre: Gmail uygulama şifresi kullanın

Yandex İçin Ayarlar

SMTP Sunucu: smtp.yandex.com Port: 587 Güvenlik: STARTTLS Email: sizin@yandex.com Şifre: email-şifreniz

5.2 Email Şablonları

Sistem, müşterilere gönderilecek emailleri otomatik olarak oluşturur. Email içeriği:

6. Otomasyon Sistemi

6.1 Otomasyonu Başlatma

Başlatma Adımları

  1. Sol menüden "🤖 Otomasyon Ayarları" sekmesine tıklayın
  2. Tüm ayarların yapılandırıldığından emin olun:
    • ✅ E-Defter Klasörü seçilmiş
    • ✅ Müşteriler eklenmiş
    • ✅ Email ayarları yapılmış
    • ✅ Yedekleme ayarları yapılmış
  3. Sağ üstteki "▶️ SİSTEMİ BAŞLAT" butonuna tıklayın
  4. Durum göstergesi "🟢 ÇALIŞIYOR" olacaktır
🎉 Sistem Aktif! Artık sistem:

6.2 Tray Menüsü Kontrolü

Uygulama penceresini kapatsanız bile sistem çalışmaya devam eder:

⚠️ Dikkat: Uygulamadan tamamen çıkmak için tray menüsünden "Çıkış" seçeneğini kullanın. Sadece pencereyi kapatmak uygulamayı sonlandırmaz, arka planda çalışmaya devam eder.

6.3 Arka Plan Çalışma

Sistem arka planda çalışırken:

7. Yedekleme İşlemleri

7.1 Otomatik Yedekleme

Otomasyon aktifken sistem her 30 saniyede bir:

  1. E-defter klasörünü tarar
  2. Yeni veya değişen klasörleri tespit eder
  3. Sadece yeni içerikleri yedekleme klasörüne kopyalar
  4. Klasör yapısını korur
💡 Akıllı Yedekleme: Sistem sadece yeni veya değişen dosyaları kopyalar. Bu sayede:

7.2 Manuel Yedekleme

  1. "Yedekleme" sekmesine gidin
  2. "Yedekleme Başlat" butonuna tıklayın
  3. İşlem tamamlanana kadar bekleyin
  4. İşlem sonucu ekranda görüntülenecektir

7.3 Yedekleme Logları

Tüm yedekleme işlemleri kayıt altına alınır:

8. Raporlama

8.1 Excel Rapor Oluşturma

  1. "Raporlar" sekmesine gidin
  2. "Excel Raporu Oluştur" butonuna tıklayın
  3. Rapor türünü seçin:
    • Tüm Müşteriler
    • Eksik Dönemler
    • Belirli Müşteri
  4. Kaydetme konumunu seçin
  5. Rapor otomatik olarak oluşturulacaktır

8.2 Rapor İçeriği

Excel raporları şu bilgileri içerir:

Kolon Açıklama
Müşteri Adı Müşteri firma adı
Vergi No 10 haneli vergi numarası
Dönem Yıl ve ay bilgisi (örn: 2024-01)
Durum Mevcut / Eksik
Dosya Sayısı O dönem için dosya adedi
Son Güncelleme Klasör son değişiklik tarihi

9. Sorun Giderme

9.1 Email Gönderilemiyor

Olası Nedenler: Çözüm:
  1. E-posta ayarlarını kontrol edin
  2. İnternet bağlantınızı test edin
  3. Gmail kullanıyorsanız "Uygulama Şifresi" oluşturun
  4. "E-posta Test Et" butonunu kullanarak ayarları test edin

9.2 Klasör Taraması Çalışmıyor

Olası Nedenler: Çözüm:
  1. Ayarlar'dan klasör yolunu kontrol edin
  2. Windows Explorer'dan klasörü açabildiğinizi test edin
  3. Ağ sürücüsü kullanıyorsanız bağlantıyı kontrol edin
  4. Klasör izinlerini kontrol edin

9.3 Tray İkonu Görünmüyor

Çözüm:
  1. Windows Ayarlar → Sistem → Bildirimler
  2. "Görev çubuğunda hangi simgelerin görüneceğini seç"
  3. "E-Defter Otomasyon" için "Aç" seçeneğini işaretleyin
  4. Uygulamayı yeniden başlatın

9.4 Yüksek CPU/RAM Kullanımı

Olası Nedenler: Çözüm:
  1. Kontrol aralığını artırın (30 saniye → 60 saniye)
  2. Gereksiz klasörleri tarama dışı bırakın
  3. Yedekleme klasörünü yerel diske taşıyın
  4. Diğer arka plan uygulamalarını kapatın

10. Sık Sorulan Sorular

❓ Sistem bilgisayar kapalıyken çalışır mı?

Cevap: Hayır. Bilgisayar kapalıyken sistem çalışamaz. Ancak Windows başlangıcında otomatik başlatma aktif olduğu için bilgisayar açıldığında sistem otomatik olarak başlar ve arka planda çalışmaya devam eder.

❓ Kaç müşteri ekleyebilirim?

Cevap: Sınır yoktur. Sistem binlerce müşteriyi yönetebilir. Ancak çok fazla müşteri olduğunda tarama süresi uzayabilir.

❓ Email gönderimi ücretsiz mi?

Cevap: Evet, uygulama ücretsizdir. Ancak email göndermek için kendi SMTP sunucunuzu veya email hesabınızı kullanmanız gerekir. Gmail ücretsiz günde 500 email gönderebilir.

❓ Veritabanı nerede saklanır?

Cevap: Tüm ayarlar ve veriler yerel bilgisayarınızda şu konumda saklanır:

C:\Users\[KULLANICI_ADI]\AppData\Roaming\edefter-automation

❓ Yedekleme otomatik mi yoksa manuel mi?

Cevap: Her ikisi de mümkündür. Otomasyon aktifken yedekleme otomatiktir. İsterseniz "Yedekleme" sekmesinden manuel yedekleme de yapabilirsiniz.

❓ Aynı anda kaç bilgisayarda kullanabilirim?

Cevap: Sınır yoktur. Her bilgisayara ayrı kurulum yapıp kullanabilirsiniz. Ancak aynı email hesabını kullanan birden fazla bilgisayar olursa aynı emailler tekrar gönderilebilir.

❓ Lisans gerekli mi?

Cevap: Full surum lisans gerektirir. Demo surum sureli kullanilabilir.

❓ Sistem güncellemeleri otomatik mi?

Cevap: Hayır, güncellemeler şu an manuel yapılmalıdır. Yeni sürüm çıktığında size bildirilecektir.

E-Defter Klasör Otomasyonu v1.0.2

Mali Müşavir Ofisleri İçin Profesyonel Otomasyon Sistemi

© 2026 YAVUZ MERCİMEK - Tüm Hakları Saklıdır

Destek: satis@edefterotomasyon.com.tr | Web: edefterotomasyon.com.tr

🖨️ PDF Olarak Kaydet